Welke processen zijn geschikt om te automatiseren?
Een proces is geschikt om te automatiseren als het vaak terugkomt, veel handwerk kost en meestal op dezelfde manier verloopt. Hoe meer van de zeven kenmerken hieronder kloppen, hoe groter de winst.
Bijna elk bedrijf heeft processen die zich prima laten automatiseren, maar niet elk proces levert evenveel op. Met deze checklist vind je zelf de beste kandidaten.
De checklist: zeven kenmerken
- Het komt vaak terug. Dagelijks of wekelijks, en liefst tientallen keren.
- Het kost nu veel handwerk. Overtypen, kopiëren, zoeken en doorsturen.
- Het verloopt meestal hetzelfde. Er zijn uitzonderingen, maar die zijn op één hand te tellen.
- Er zijn meerdere systemen bij betrokken. Mail, boekhouding, CRM: overal staat een stukje.
- Fouten kosten geld. Een verkeerd bedrag of een vergeten taak heeft gevolgen.
- Het werk wacht vaak. Op iemand die er tijd voor heeft, of die net op vakantie is.
- Niemand vindt het leuk. Een eerlijke maar goede graadmeter.
Processen die vaak goed scoren
- Inkoopfacturen verwerken
- Orders invoeren uit mail of een salesplatform
- Offertes maken en opvolgen
- Klantvragen sorteren en beantwoorden
- Nieuwe medewerkers of klanten aanmelden in meerdere systemen
Wanneer liever niet
Een proces dat een paar keer per jaar voorkomt, levert zelden genoeg op. Ook processen die elke keer anders lopen of waarbij een persoonlijk gesprek de kern is, kun je beter ondersteunen dan volledig automatiseren.
Zo bereken je of het loont
Met een eenvoudige som zie je snel of een proces de moeite waard is:
Een voorbeeld: 400 facturen per maand, 6 minuten per factuur. Dat is 40 uur per maand. Bij €45 per uur kost het proces €1.800 per maand, ruim €21.000 per jaar.
Zet dat bedrag af tegen wat automatiseren kost, en je weet of het loont. Hoe je ook fouten en vertraging meeneemt, lees je in de businesscase van automatisering.
Processen vergelijken met een scorekaart
Heb je meerdere kandidaten? Zet ze naast elkaar en geef per kenmerk een score van 1 tot 3. Een voorbeeld:
| Proces | Hoe het scoort |
|---|---|
| Inkoopfacturen | Komt dagelijks terug, veel overtypen, weinig uitzonderingen. Hoge score. |
| Orders uit mail | Honderden per week, meerdere systemen, fouten kosten geld. Hoge score. |
| Jaarlijkse inventarisatie | Eén keer per jaar, veel uitzonderingen. Lage score. |
Het proces met de hoogste score en de minste uitzonderingen is meestal de beste eerste stap.
Voorbeelden uit de praktijk
- PARTOF. verwerkt honderden orders per week. Een AI-agent voert ze nu in, in 2,14 minuut per order in plaats van 3,5.
- Evidensia beheert meer dan 300 dierenklinieken centraal. Robots voeren meer dan 10 miljoen mutaties per jaar uit en besparen 83.000 uur.
- Arval liet leaserijders hun auto zelf inspecteren. AI herkent 85% van de schades, en het rapport staat er in 10 minuten.
Wat ze gemeen hebben: het werk kwam vaak terug, kostte veel handwerk en verliep meestal hetzelfde.
Signalen in je organisatie
Soms zie je een goed proces niet in een lijst, maar in de praktijk. Let op deze signalen:
- Collega's maken overuren aan het eind van de maand of het kwartaal.
- Er is één persoon die "weet hoe het werkt", en bij ziekte of vakantie ligt het stil.
- Klanten vragen vaak waar hun order, offerte of factuur blijft.
- Dezelfde fout komt steeds terug, hoe vaak je er ook op wijst.
Waar deze signalen samenkomen, zit vaak een proces dat zich goed laat automatiseren.
Eerst verbeteren, dan automatiseren
Automatiseer je een rommelig proces, dan krijg je een snel rommelig proces. Kijk daarom eerst of er stappen weg kunnen. Moet die controle echt dubbel? Is die extra lijst nog nodig? Elke stap die je schrapt, hoef je niet te automatiseren. Dat maakt het sneller klaar en goedkoper.
Welke oplossing past?
| Als het proces | Dan past |
|---|---|
| Vaste regels volgt en altijd dezelfde invoer heeft | Een workflow, bijvoorbeeld in Power Automate. |
| Mails, PDF's of formulieren moet lezen en beoordelen | Een AI-agent. |
| Het hart van je bedrijfsvoering is, met schermen en rollen | Een maatwerkapplicatie. |
Twijfel je tussen de eerste twee? Lees Power Automate of een AI-agent.
De volgende stap
Heb je een proces gevonden dat op meerdere punten scoort? Beschrijf het in twee of drie zinnen in een ProcesPreview en zie binnen 24 uur hoe het eruitziet als het geautomatiseerd is.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kenmerken moeten kloppen?
Vanaf drie of vier wordt het interessant. Komen de eerste twee niet terug, dan is de winst meestal te klein.
Wat als ik twijfel tussen twee processen?
Kies het proces met de minste uitzonderingen. Dat is sneller klaar, en het succes maakt de volgende stap makkelijker.
Kan ik meerdere processen tegelijk aanpakken?
Dat kan, maar we raden het af. Begin met één, leer ervan, en neem die kennis mee naar het volgende.
Moet ons proces eerst op papier staan?
Nee. Een korte beschrijving is genoeg om te beginnen. In een Processcan brengen we het samen met je team in kaart.
Kunnen we ook met een klein proces beginnen?
Juist. Een klein proces is sneller klaar, laat zien wat het oplevert en maakt de volgende stap makkelijker.
Wat levert automatiseren gemiddeld op?
Dat verschilt per proces. Reken het uit met de som hierboven: aantal keer, maal de minuten, maal het uurloon. Bij processen die vaak terugkomen, verdient een AI-agent zich vaak binnen een jaar terug.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.