Welke processen zijn geschikt om te automatiseren?
Een proces is geschikt om te automatiseren als het vaak terugkomt, veel handwerk kost en meestal op dezelfde manier verloopt. Hoe meer van de zeven kenmerken hieronder kloppen, hoe groter de winst.
Bijna elk bedrijf heeft processen die zich prima laten automatiseren, maar niet elk proces levert evenveel op. Met deze checklist vind je zelf de beste kandidaten.
De checklist: zeven kenmerken
- Het komt vaak terug. Dagelijks of wekelijks, en liefst tientallen keren.
- Het kost nu veel handwerk. Overtypen, kopiëren, zoeken en doorsturen.
- Het verloopt meestal hetzelfde. Er zijn uitzonderingen, maar die zijn op één hand te tellen.
- Er zijn meerdere systemen bij betrokken. Mail, boekhouding, CRM: overal staat een stukje.
- Fouten kosten geld. Een verkeerd bedrag of een vergeten taak heeft gevolgen.
- Het werk wacht vaak. Op iemand die er tijd voor heeft, of die net op vakantie is.
- Niemand vindt het leuk. Een eerlijke maar goede graadmeter.
Processen die vaak goed scoren
- Inkoopfacturen verwerken
- Orders invoeren uit mail of een salesplatform
- Offertes maken en opvolgen
- Klantvragen sorteren en beantwoorden
- Nieuwe medewerkers of klanten aanmelden in meerdere systemen
Wanneer liever niet
Een proces dat een paar keer per jaar voorkomt, levert zelden genoeg op. Ook processen die elke keer anders lopen of waarbij een persoonlijk gesprek de kern is, kun je beter ondersteunen dan volledig automatiseren.
De volgende stap
Heb je een proces gevonden dat op meerdere punten scoort? Beschrijf het in twee of drie zinnen in een ProcesPreview en zie binnen twee werkdagen hoe het eruitziet als het geautomatiseerd is.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kenmerken moeten kloppen?
Vanaf drie of vier wordt het interessant. Komen de eerste twee niet terug, dan is de winst meestal te klein.
Wat als ik twijfel tussen twee processen?
Kies het proces met de minste uitzonderingen. Dat is sneller klaar, en het succes maakt de volgende stap makkelijker.
Kan ik meerdere processen tegelijk aanpakken?
Dat kan, maar we raden het af. Begin met één, leer ervan, en neem die kennis mee naar het volgende.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen twee werkdagen, als video in je mailbox.