Inkoopfacturen automatiseren met AI
Een AI-agent leest elke binnenkomende factuur uit, koppelt hem aan de juiste order en ontvangst, en zet hem klaar voor goedkeuring. Alleen facturen met een afwijking komen nog bij een mens.
Inkoopfacturen zijn een van de bekendste voorbeelden van werk dat zich goed laat automatiseren. Ze komen dagelijks binnen, ze moeten allemaal gecontroleerd worden, en het overtypen kost veel tijd.
Hoe het nu vaak gaat
Facturen komen per mail binnen als PDF. Iemand typt ze over in het boekhoudpakket, zoekt de bijbehorende order op, controleert de bedragen en stuurt ze door voor goedkeuring. Bij drukte blijven ze liggen, en soms raakt er een zoek.
Hoe het gaat met een AI-agent
- De factuur komt binnen in een vaste mailbox.
- De agent leest hem uit: leverancier, bedragen, btw en ordernummer, ook als elke leverancier zijn factuur anders opmaakt.
- Hij koppelt de factuur aan de juiste order en ontvangst.
- Klopt alles, dan staat de factuur klaar voor goedkeuring in je boekhouding.
- Is er een afwijking, dan legt de agent hem voor aan een collega, met de reden erbij.
Wat het oplevert
- Geen overtypen meer, en daarmee geen typefouten.
- Facturen worden dezelfde dag verwerkt in plaats van wanneer er tijd is.
- Collega's besteden hun tijd aan de afwijkingen in plaats van aan alle facturen.
Een rekenvoorbeeld
| Situatie | Tijd en kosten |
|---|---|
| 500 facturen per maand, 5 minuten per factuur | Ruim 40 uur per maand |
| Bij €45 per uur | Bijna €1.900 per maand |
| Per jaar | Ruim €22.000 |
Neemt een agent 80% van die facturen volledig over, dan blijft alleen het werk aan de afwijkingen over.
De driewegmatch: order, ontvangst en factuur
De belangrijkste controle bij inkoopfacturen is de driewegmatch. De agent vergelijkt drie dingen: wat er besteld is (de order), wat er binnengekomen is (de ontvangst) en wat er gefactureerd wordt (de factuur). Kloppen alle drie, dan kan de factuur door. Wijkt er iets af, zoals een ander aantal of een hogere prijs, dan gaat hij naar een collega.
Welke afwijkingen de agent signaleert
- Een prijs die hoger is dan op de order.
- Een aantal dat niet overeenkomt met wat er geleverd is.
- Een factuur die al eerder is binnengekomen.
- Een leverancier die nog niet bekend is.
- Een ander IBAN-nummer dan normaal. Dat kan wijzen op fraude, en is precies het soort signaal dat mensen in de drukte missen.
Welke boekhoudpakketten?
Een agent werkt samen met de meeste bekende pakketten, zoals Exact, AFAS, Twinfield, SAP Business One en Microsoft Dynamics. De agent zet de factuur klaar in het pakket dat je al gebruikt. Je hoeft dus niet over te stappen, en je collega's blijven werken waar ze gewend zijn. Welke koppeling bij jouw pakket het best past, zoeken we vooraf uit. Lees ook systemen koppelen.
Wat het je team oplevert
De grootste winst zit niet alleen in uren. Je administratie werkt niet meer achter de feiten aan, de maandafsluiting gaat sneller, en leveranciers worden op tijd betaald. Collega's houden tijd over voor werk dat er echt toe doet, zoals afwijkingen uitzoeken en betere afspraken met leveranciers maken.
Zo begin je
- Richt één mailbox in waar alle inkoopfacturen binnenkomen.
- Verzamel een steekproef van een paar tientallen facturen van verschillende leveranciers. Daarmee zie je vooraf hoeveel er automatisch kan.
- Leg de goedkeuringsregels vast: wie keurt welke facturen goed, en vanaf welk bedrag.
- Laat de agent meedraaien onder toezicht, en laat hem pas zelfstandig werken als het goed gaat.
Wanneer het minder past
Ontvang je minder dan een paar tientallen facturen per maand, dan is de winst klein. Dan is de scanfunctie van je boekhoudpakket vaak genoeg. Een agent loont vooral bij honderden facturen per maand, veel verschillende leveranciers of een inkoopproces met orders en ontvangsten die gecontroleerd moeten worden.
Wat kost het?
Een AI-agent voor inkoopfacturen begint bij €2.500. Met een Processcan analyseren we vooraf een steekproef van je facturen, zodat je weet welk deel geautomatiseerd kan worden en met welke betrouwbaarheid. Meer over de kosten lees je in wat kost AI-automatisering.
Zelf zien?
Kies in de ProcesPreview de voorzet "Inkoopfacturen verwerken", pas de tekst aan op jouw situatie, en zie binnen 24 uur hoe het er bij jou uitziet.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met gescande papieren facturen?
Ja, zolang de scan leesbaar is. De agent leest ook gescande documenten uit.
Wat als een leverancier een nieuwe opmaak gebruikt?
Dat is precies waar een AI-agent sterk in is. Hij herkent de gegevens op basis van de inhoud, niet op basis van een vaste plek op de pagina.
Blijft er een mens nodig?
Ja, voor goedkeuring en voor afwijkingen. De agent neemt het herhalende werk over, de beslissing blijft bij jullie.
Wat als het IBAN-nummer van een leverancier verandert?
Dan legt de agent de factuur altijd voor aan een collega. Een gewijzigd IBAN-nummer is een bekend signaal van factuurfraude, dus dat controleer je liever twee keer.
Moeten we van boekhoudpakket wisselen?
Nee. De agent werkt met het pakket dat je al gebruikt.
Welk deel van de facturen kan automatisch?
Dat hangt af van je leveranciers en je inkoopproces. Met een steekproef van je eigen facturen zien we dat vooraf.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.