Inkoopfacturen automatiseren met AI
Een AI-agent leest elke binnenkomende factuur uit, koppelt hem aan de juiste order en ontvangst, en zet hem klaar voor goedkeuring. Alleen facturen met een afwijking komen nog bij een mens.
Inkoopfacturen zijn een van de bekendste voorbeelden van werk dat zich goed laat automatiseren. Ze komen dagelijks binnen, ze moeten allemaal gecontroleerd worden, en het overtypen kost veel tijd.
Hoe het nu vaak gaat
Facturen komen per mail binnen als PDF. Iemand typt ze over in het boekhoudpakket, zoekt de bijbehorende order op, controleert de bedragen en stuurt ze door voor goedkeuring. Bij drukte blijven ze liggen, en soms raakt er een zoek.
Hoe het gaat met een AI-agent
- De factuur komt binnen in een vaste mailbox.
- De agent leest hem uit: leverancier, bedragen, btw en ordernummer, ook als elke leverancier zijn factuur anders opmaakt.
- Hij koppelt de factuur aan de juiste order en ontvangst.
- Klopt alles, dan staat de factuur klaar voor goedkeuring in je boekhouding.
- Is er een afwijking, dan legt de agent hem voor aan een collega, met de reden erbij.
Wat het oplevert
- Geen overtypen meer, en daarmee geen typefouten.
- Facturen worden dezelfde dag verwerkt in plaats van wanneer er tijd is.
- Collega's besteden hun tijd aan de afwijkingen in plaats van aan alle facturen.
Welke systemen?
Een agent werkt via koppelingen met je boekhoud- of ERP-pakket. Of dat direct kan, hangt af van de mogelijkheden van dat pakket. Dat zoeken we vooraf uit.
Zelf zien?
Kies in de ProcesPreview de voorzet "Inkoopfacturen verwerken", pas de tekst aan op jouw situatie, en zie binnen twee werkdagen hoe het er bij jou uitziet.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met gescande papieren facturen?
Ja, zolang de scan leesbaar is. De agent leest ook gescande documenten uit.
Wat als een leverancier een nieuwe opmaak gebruikt?
Dat is precies waar een AI-agent sterk in is. Hij herkent de gegevens op basis van de inhoud, niet op basis van een vaste plek op de pagina.
Blijft er een mens nodig?
Ja, voor goedkeuring en voor afwijkingen. De agent neemt het herhalende werk over, de beslissing blijft bij jullie.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen twee werkdagen, als video in je mailbox.