Offertes automatiseren
Bij geautomatiseerde offertes worden prijzen automatisch opgezocht en wordt de offerte in je eigen opmaak opgesteld. Opvolgen gebeurt vanzelf op het juiste moment, zodat geen enkele aanvraag meer blijft liggen.
Een offerte die snel de deur uit gaat, wint vaker. Toch kost het maken van offertes bij veel bedrijven onnodig veel tijd: prijzen opzoeken, kopiëren uit een oude offerte, controleren en daarna onthouden om na te bellen.
Hoe het nu vaak gaat
Een klant vraagt een offerte aan per mail of telefoon. Iemand zoekt de prijzen op, maakt de offerte in Word of Excel en stuurt hem op. Daarna hangt het opvolgen af van wie eraan denkt.
Hoe het gaat als het geautomatiseerd is
- De aanvraag komt binnen en een AI-agent haalt eruit wat de klant wil.
- Prijzen en voorwaarden worden automatisch opgezocht in je systemen.
- De offerte wordt opgesteld in je eigen opmaak, klaar om te controleren.
- Na goedkeuring gaat de offerte direct naar de klant.
- Opvolgen gebeurt vanzelf: een herinnering op het juiste moment, of een seintje aan de verkoper.
Wat het oplevert
- Offertes binnen een uur in plaats van na een paar dagen.
- Geen fouten meer door overgenomen prijzen uit oude offertes.
- Geen aanvraag die blijft liggen omdat niemand eraan dacht.
En offertes met veel maatwerk?
Ook dan helpt automatisering. De agent stelt een eerste versie op met alles wat standaard is, zodat de verkoper alleen nog het maatwerk hoeft toe te voegen.
Waar de tijd nu in zit
Een offerte maken lijkt snel klaar, maar tel de stappen eens: de aanvraag lezen, prijzen opzoeken, een oude offerte als basis pakken, aanpassen, controleren, versturen en daarna onthouden om na te bellen. Al snel ben je er een half uur mee bezig. Een rekenvoorbeeld:
| Situatie | Tijd |
|---|---|
| 20 offertes per week, 30 minuten per offerte | 10 uur per week |
| Per jaar, bij 46 werkweken | 460 uur |
| Bij €45 per uur | ruim €20.000 per jaar |
En dan tellen we de offertes nog niet mee die verloren gaan omdat ze te laat de deur uit gingen, of omdat niemand ze opvolgde.
Een voorbeeld uit de praktijk
Bij Artistic Productions kostte het opstellen en versturen van een offerte 30 minuten. Nu gaat het vanzelf. Offerte, planning, facturatie en boekhouding zitten in één systeem, en de facturen staan direct in Exact. De eigenaar zegt het zelf: "Administratie is niet het leukste wat er is. Ik heb nu veel meer contact met de klant."
Waarom snelheid telt
Een klant die een offerte aanvraagt, vraagt er vaak meer aan. Wie als eerste een duidelijke offerte stuurt, zet de toon voor het gesprek. Komt jouw offerte pas na drie dagen, dan heeft de klant zijn keuze soms al gemaakt. Met geautomatiseerde offertes reageer je dezelfde dag, ook als het druk is of als de verkoper op pad is. Dat is vaak meer waard dan de uren die je bespaart.
Wat je nodig hebt om te beginnen
- Je prijzen op één plek. Een prijslijst, een rekenblad of je ERP. Zolang de prijzen alleen in hoofden zitten, kan geen systeem ze gebruiken.
- Een offertesjabloon met je vaste teksten en voorwaarden.
- Afspraken over goedkeuring: welke offertes direct mogen, en welke eerst langs een verkoper gaan.
- Toegang tot je CRM of ERP, zodat klantgegevens en de opvolging op de juiste plek komen.
Zo pak je het aan
- Kies één soort offerte, de soort die het vaakst voorkomt.
- Leg de prijslogica vast: welke prijs geldt wanneer, en welke kortingen zijn toegestaan.
- Laat de agent meedraaien onder toezicht. Een verkoper controleert elke offerte, en je ziet snel waar het nog misgaat.
- Automatiseer de opvolging. Een herinnering na een paar dagen, en een seintje aan de verkoper als de klant reageert.
- Breid uit naar de volgende soort offerte.
Wat kost het?
Een AI-agent die offertes opstelt en opvolgt, begint bij €2.500. Moeten offertes onderdeel worden van een groter systeem, met planning en facturatie zoals bij Artistic Productions, dan is een maatwerkapplicatie de betere keuze. Die begint bij €10.000. Meer over de kosten lees je in wat kost AI-automatisering.
Valkuilen
- Alle uitzonderingen tegelijk willen automatiseren. Begin met het standaardgeval.
- Opvolging die te opdringerig is. Eén herinnering op het juiste moment werkt beter dan drie mails.
- Verouderde prijzen. Spreek af wie de prijslijst bijhoudt, anders automatiseer je fouten.
Zelf zien?
Kies in de ProcesPreview de voorzet "Offertes maken en opvolgen" en zie binnen 24 uur hoe het er bij jou uitziet.
Veelgestelde vragen
Verstuurt het systeem offertes zonder controle?
Dat bepaal je zelf. Meestal controleert een verkoper de offerte voordat hij de deur uit gaat.
Werkt het met ons CRM?
Een agent werkt via koppelingen met je CRM of ERP. Of dat direct kan, zoeken we vooraf uit.
Kan het ook in onze eigen huisstijl?
Ja, de offerte wordt opgesteld in je eigen opmaak, met je eigen teksten en voorwaarden.
Hoe lang duurt het voordat het werkt?
Een AI-agent voor offertes is vaak in weken live, zeker als je in Microsoft 365 werkt en je prijzen op één plek staan.
Kan de agent ook offertes met maatwerk maken?
Ja, voor het standaarddeel. Hij stelt een eerste versie op met alles wat vastligt, en de verkoper vult het maatwerk aan. Zo begint niemand meer met een leeg document.
Wat als onze prijzen vaak veranderen?
Dan haalt de agent de prijzen steeds op uit de bron, zoals je prijslijst of ERP. Pas je de prijs daar aan, dan gebruikt de volgende offerte direct de nieuwe prijs.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.