Hoe bereken je de businesscase van automatisering?
Je zet de tijd die een proces nu kost, vermenigvuldigd met de loonkosten, af tegen wat de automatisering kost aan bouw en beheer. Tel daar de fouten, vertraging en gemiste kansen bij op die je voorkomt, en je weet of het de moeite waard is.
Automatiseren voelt vaak als een goed idee, maar pas met een businesscase weet je of het ook een goede investering is. Gelukkig hoeft dat geen ingewikkeld rekenmodel te zijn. Met vier vragen kom je een heel eind.
De vier vragen van een businesscase
- Hoe vaak loopt het proces? Per dag, per week of per maand. Tel bijvoorbeeld het aantal facturen, orders of klantvragen.
- Hoeveel tijd kost het per keer? Meet het bij een paar collega's, en vergeet het zoeken, navragen en corrigeren niet.
- Wat kost een uur? Gebruik de volledige loonkosten, niet alleen het brutosalaris.
- Wat kost de automatisering? De bouw, de licenties, het verbruik van het AI-model en het beheer.
Een rekenvoorbeeld
Een bedrijf verwerkt 400 facturen per maand. Elke factuur kost gemiddeld 6 minuten aan overtypen, controleren en doorsturen. Dat is 40 uur per maand. Bij €40 per uur kost het proces zo'n €1.600 per maand, ruim €19.000 per jaar.
Neemt een AI-agent 80 procent van dat werk over, dan bespaar je ruim €15.000 per jaar. Zet daar de bouw en het beheer tegenover, en je ziet binnen een minuut of het rendabel is.
Een vereenvoudigd voorbeeld. Je eigen cijfers maken het verschil.
Meer dan alleen uren
Tijd is het makkelijkst te meten, maar zelden de enige winst. Kijk ook naar:
- Fouten: een verkeerd overgetypt bedrag of een vergeten herinnering kost geld en vertrouwen.
- Snelheid: een offerte die binnen een uur de deur uit gaat, wint vaker dan een die drie dagen op zich laat wachten.
- Groei zonder extra mensen: als je volume verdubbelt, groeit je team niet mee.
- Werkplezier: mensen die minder overtypen, hebben meer tijd voor het werk waarvoor je ze hebt aangenomen.
Valkuilen
De meest gemaakte fout is te rekenen met de ideale situatie. Ga ervan uit dat niet alles automatisch kan, en dat er altijd uitzonderingen blijven die een mens oppakt. Een tweede valkuil is het beheer vergeten. Een automatisering is geen eenmalige aankoop: systemen veranderen, en de automatisering moet mee.
Hulp bij het rekenen
In de Processcan brengen we je proces in kaart en rekenen we voor de vijf grootste kansen de businesscase uit, in uren en in euro's. Wil je eerst zien hoe een geautomatiseerd proces eruitziet, dan is de ProcesPreview gratis.
Veelgestelde vragen
Vanaf wanneer is automatiseren rendabel?
Als een proces vaak terugkomt en per keer meer dan een paar minuten kost, is het meestal de moeite waard om te rekenen. Bij een paar keer per maand is de winst vaak te klein.
Moet ik de tijd per taak echt meten?
Een schatting is een goed begin, maar meten is beter. Mensen onderschatten vaak hoeveel tijd zoeken, navragen en corrigeren kost.
Wat als de besparing tegenvalt?
Begin daarom klein, met één proces, en meet na een paar weken wat het oplevert. Dan weet je zeker wat de volgende stap waard is.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen twee werkdagen, als video in je mailbox.