AI in e-commerce: orders verwerken zonder overtypen
In e-commerce en groothandel zit de meeste winst in het werk achter de bestelling: orders invoeren, voorraad en prijzen bijwerken, inkoopfacturen verwerken en vragen over de status beantwoorden. Een AI-agent verwerkt de orders die kloppen en zet de afwijkingen door naar een collega. Zo vang je drukte op zonder extra uren, op de systemen die je al hebt.
Een webshop groeit sneller dan het team erachter. Elke extra order kost evenveel handwerk: overtypen, controleren, doorzetten naar het magazijn en de boekhouding. Bij drukte loopt dat vol, en de fouten vallen pas op bij de klant.
Waar AI in e-commerce tijd wint
| Proces | Wat een AI-agent of koppeling doet |
|---|---|
| Orders invoeren | Leest orders uit mail, PDF, portal, webshop of verkoopsysteem en zet ze rechtstreeks in je ordersysteem of ERP. Lees orderverwerking automatiseren. |
| Inkoopfacturen | Leest facturen uit, matcht ze met de inkooporder en zet ze klaar om te boeken. Lees inkoopfacturen automatiseren. |
| Voorraad en prijzen | Houdt webshop, ERP en marktplaatsen gelijk, zodat je niet verkoopt wat er niet is. |
| Vragen over de status | Beantwoordt vragen over een order met de gegevens uit je systemen, en zet de lastige vragen door. |
| Offertes voor zakelijke klanten | Stelt een offerte op uit je productcatalogus, met de juiste prijzen en kortingen. |
| Retouren | Verwerkt de retour, past de voorraad aan en zet de terugbetaling klaar. |
Wat we al bouwden
PARTOF.: honderden orders per week, zonder overtypen
PARTOF. verkoopt internet, tv en bellen via telemarketing en buitendienst. Elke getekende order moest met de hand van Salesdock naar het ordersysteem van de telecomaanbieder. Nu doet een AI-agent dat, 24 uur per dag, via een WEM-portal en Power Automate. Ordernummer en status staan meteen weer in beeld.
| Resultaat | Wat het betekent |
|---|---|
| 2,14 minuut per order | Was 3,5 minuut handwerk per order. |
| Meer dan 20.000 orders | Verwerkt sinds livegang, met vrijwel geen fouten. |
| Nieuwe flow binnen een dag live | Verandert er iets in het aanbod, dan beweegt de agent mee. |
PARTOF. is geen webshop, maar het werk is hetzelfde: orders komen binnen in het ene systeem en moeten foutloos in het andere.
Artistic Productions: van offerte tot boeking in één keten
Bij Artistic Productions staan offerte, opdracht, planning, factuur en boekhouding in één systeem. Een offerte opstellen en versturen kostte 30 minuten en gaat nu vanzelf. Facturen worden niet meer overgetypt: boekingen staan rechtstreeks in Exact Online.
Hoe we het aanpakken
We beginnen bij het kanaal waar de meeste orders binnenkomen en rekenen eerst door wat automatiseren oplevert. Je webshop, ERP of boekhouding hoeft niet te worden vervangen: we koppelen met wat er staat, zoals AFAS, Exact en Microsoft 365. Waar geen koppeling is, zet een agent de gegevens erin zoals een medewerker dat zou doen. Voor we bouwen, leggen we samen vast:
| Afspraak | Waarom |
|---|---|
| Wat een goede order is | De agent toetst elke order aan vaste regels: klant, artikelen, prijzen en voorraad. |
| Wat de agent zelf doet en wat naar een mens gaat | Een onbekend artikelnummer of een afwijkende prijs gaat naar de juiste collega, met uitleg. |
| Welke systemen hij mag lezen en schrijven | Alleen wat nodig is voor zijn taak. |
| Hoe we meten | Wat de agent afhandelt, wat hij doorstuurt en waar hij ernaast zit. |
Alles wordt gelogd, zodat je altijd ziet wat de agent deed en waarom.
Pieken opvangen zonder extra uren
Black Friday, de feestdagen of een actie: het aantal orders verdubbelt, het team niet. Een agent werkt 's nachts en in het weekend door en heeft geen inwerktijd nodig. Lees ook onze blog Black Friday vang je niet op met overwerk.
Waar je op let
- Begin waar de meeste orders binnenkomen. Eén kanaal met veel volume en weinig uitzonderingen levert het snelst iets op.
- Leg vast wat een goede order is. Zonder heldere regels weet ook een agent niet wat hij moet doen.
- Houd de uitzonderingen bij een mens. Het doel is niet dat alles vanzelf gaat, maar dat je mensen alleen nog de lastige gevallen zien.
- Meet vanaf dag één. Tijd per order en aantal fouten, voor en na.
Zo begin je
- Kies het kanaal met de meeste orders. Daar levert een agent het snelst iets op.
- Zie het eerst. Met ProcesPreview krijg je binnen 24 uur een gratis video van wat AI voor dat proces kan doen.
- Reken het door. In de Processcan brengen we het proces in kaart en rekenen we uit wat het oplevert.
- Bouw klein en breid uit. Eén AI-agent op één kanaal, daarna het volgende. Met Care blijft het daarna veilig en actueel.
Lees ook systemen koppelen en de businesscase van automatisering.
Veelgestelde vragen
Wat kan AI doen voor een webshop?
De meeste winst zit in het werk achter de bestelling: orders invoeren, voorraad en prijzen bijwerken, inkoopfacturen verwerken en vragen over de status van een order beantwoorden.
Moet ik mijn webshop of ERP vervangen?
Nee. Een agent of koppeling werkt met de systemen die je al hebt. Waar geen koppeling is, zet de agent de gegevens erin zoals een medewerker dat zou doen.
Wat gebeurt er als een order niet klopt?
Dan verwerkt de agent hem niet zelf, maar zet hij hem door naar de juiste collega, met uitleg wat er afwijkt. Alles wordt gelogd.
Hoeveel tijd scheelt het?
Bij PARTOF. ging de tijd per order van 3,5 naar 2,14 minuut, bij meer dan 20.000 orders. Wat het bij jou oplevert, hangt af van het aantal orders en uitzonderingen.
Zie eerst wat AI voor jouw proces doet.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.