Orderverwerking automatiseren met AI
Bij geautomatiseerde orderverwerking leest een AI-agent elke order uit mail, portal of webshop, controleert hem en zet hem rechtstreeks in je ordersysteem. Alleen orders met een afwijking komen nog bij een mens. Bij PARTOF. ging de tijd per order zo van 3,5 naar 2,14 minuut, bij meer dan 20.000 orders.
Orders komen bij de meeste bedrijven via meerdere kanalen binnen: per mail, als PDF, via een portal, een webshop of een verkoopsysteem. Iemand leest ze, zoekt de klant en de artikelen op, typt alles over en controleert of het klopt. Bij een paar orders per dag valt dat mee. Bij honderden per week is het een volle baan, met fouten die pas bij de klant opvallen.
Hoe een AI-agent orders verwerkt
- Ontvangen. De agent haalt orders op uit mail, portal, webshop of verkoopsysteem.
- Uitlezen. Klant, artikelen, aantallen, prijzen en leverdatum worden herkend, ook uit een PDF of vrije tekst.
- Controleren. Bestaat de klant, kloppen de artikelnummers en prijzen, is er voorraad?
- Invoeren. De order gaat rechtstreeks in je ordersysteem of ERP.
- Uitzonderingen doorzetten. Klopt iets niet, dan komt de order bij de juiste collega, met uitleg wat er afwijkt.
Een voorbeeld uit de praktijk
PARTOF. doet direct sales voor bedrijven, zoals deurverkoop en telefonische verkoop. Orders komen binnen via Salesdock. Een AI-agent zet ze via een WEM-portal en Power Automate rechtstreeks in het ordersysteem.
| Resultaat | Bij PARTOF. |
|---|---|
| Tijd per order | 2,14 minuut, was 3,5 minuut |
| Orders verwerkt | Meer dan 20.000 sinds livegang |
| Tijd bespaard | Tientallen uren per maand |
Wanneer is het geschikt?
- Je verwerkt tientallen orders per week of meer.
- Orders komen binnen in een vorm die iemand nu overtypt, zoals mail, PDF of een export.
- Er zijn vaste regels voor wat een goede order is.
- Je ordersysteem heeft een koppeling, of een agent kan er gegevens in zetten.
Wat levert het op?
Je verwerkt 400 orders per week en een order kost 4 minuten handwerk. Dat is ruim 26 uur per week. Bij €40 per uur loonkosten is dat meer dan €48.000 per jaar (46 werkweken). Neemt een agent het grootste deel over, dan is de bouw snel terugverdiend.
Dit is een vereenvoudigd voorbeeld, geen garantie. In de Processcan rekenen we het voor jouw proces precies uit.
Zo begin je
Kies het kanaal met de meeste orders en de minste uitzonderingen. Laat de agent daar eerst meedraaien terwijl een collega meekijkt, meet hoeveel orders goed gaan, en breid dan uit naar de andere kanalen. Lees ook Hoe begin je met een AI-agent?
Veelgestelde vragen
Wat kost het om orderverwerking te automatiseren?
Een AI-agent die orders uit één kanaal verwerkt begint bij €2.500. Komen orders uit meerdere kanalen of systemen, dan ligt het hoger. Wat het bij jou wordt, staat vooraf in de offerte.
Werkt het ook met orders in een PDF of mail?
Ja. Een AI-agent leest ook orders in vrije tekst, als PDF of als bijlage. Daarin zit het verschil met een vaste koppeling, die alleen werkt met altijd dezelfde invoer.
Wat gebeurt er als de agent een fout maakt?
Orders die niet aan de regels voldoen, gaan niet het systeem in maar naar een collega. Alles wat de agent doet wordt vastgelegd, zodat je kunt terugzien wat er is gebeurd.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.