Maatwerksoftware of een standaardpakket?
Kies een standaardpakket als je proces lijkt op dat van veel andere bedrijven, zoals boekhouding of salarisadministratie. Kies maatwerk als je proces je onderscheidt van concurrenten, als je veel moet omwerken om in een pakket te passen, of als je de software in eigendom wilt hebben. Vaak is de beste oplossing een combinatie: een pakket voor het standaardwerk, en maatwerk dat het pakket aanvult en koppelt.
Bij elke nieuwe software komt dezelfde vraag terug: kopen we iets dat al bestaat, of laten we iets bouwen? Allebei kan een goede keuze zijn. Het hangt af van hoe je proces in elkaar zit en hoe belangrijk het is voor je bedrijf.
Het verschil in het kort
| Standaardpakket | Maatwerk |
|---|---|
| Je past je proces aan de software aan. | De software past zich aan je proces aan. |
| Snel te starten, licentiekosten per maand. | Eerst bouwen, daarna geen licentie. |
| De leverancier bepaalt wat er verandert. | Jij bepaalt wat er verandert. |
| Hetzelfde als je concurrenten. | Precies wat jouw organisatie onderscheidt. |
Wanneer een standaardpakket beter is
- Je proces is hetzelfde als bij veel andere bedrijven: boekhouding, salarisadministratie, een webshop.
- Er bestaat een pakket dat 90% of meer doet van wat je nodig hebt.
- Je wilt binnen een paar weken starten en niet zelf over de techniek nadenken.
Voor dat soort processen is maatwerk zelden de moeite waard. AFAS, Exact en Microsoft 365 doen dat werk goed.
Wanneer maatwerk beter is
- Je proces onderscheidt je. De manier waarop je plant, offreert of levert, is waarom klanten voor jou kiezen. Dan wil je dat niet in een standaardmal persen.
- Je werkt om het pakket heen. Er staan Excel-lijsten naast, mensen typen gegevens over, of er zijn trucjes nodig om het pakket te laten doen wat je wilt.
- De licentiekosten lopen op. Bij veel gebruikers of veel modules wordt een pakket elk jaar duurder.
- Je wilt de software in eigendom. Zodat je niet afhankelijk bent van de keuzes en prijzen van een leverancier.
De combinatie: vaak de beste keuze
Het hoeft geen of-of te zijn. Vaak werkt het het best om een pakket te houden voor het standaardwerk, en maatwerk te bouwen voor het deel dat het pakket niet goed doet. Een koppeling zorgt dat alles samenwerkt. Zo hield Artistic Productions Exact voor de boekhouding, terwijl offerte, planning en facturatie in één eigen systeem kwamen. De facturen staan nu vanzelf in Exact. Lees de showcase van Artistic Productions.
Signalen dat je pakket niet meer past
- Naast het pakket staan Excel-lijsten die belangrijker zijn geworden dan het pakket zelf.
- Nieuwe collega's moeten trucjes leren om het systeem te laten doen wat je wilt.
- Je zegt vaak "dat kan het pakket niet" tegen klanten of collega's.
- Voor elke kleine wijziging moet je wachten op de leverancier, of extra betalen.
Herken je er twee of meer, dan is het tijd om serieus naar maatwerk of een combinatie te kijken.
De kosten over vijf jaar
Vergelijk niet alleen de startprijs, maar de kosten over vijf jaar. Een rekenvoorbeeld:
| Post | Zo reken je het uit |
|---|---|
| Pakket | Licentie per maand maal 60 maanden, plus inrichting, plus de uren die het omwerken blijft kosten. |
| Maatwerk | Bouwbedrag, plus beheer per jaar maal vijf, plus hosting. |
Wat vaak vergeten wordt: de uren die je team kwijt is aan omwerken, overtypen en controleren. Die zitten niet op de factuur, maar wel in je loonkosten. Hoe je dat meeneemt, lees je in de businesscase van automatisering.
Wat AI veranderd heeft
Maatwerk was lang de dure optie. Dat is veranderd. Wij ontwikkelen zelf met AI, waardoor maatwerk net zo snel of sneller staat dan met een no-code platform, zonder licentiekosten. De afweging verschuift daardoor: maatwerk is voor meer bedrijven een serieuze optie geworden. Lees ook no-code of maatwerk.
Overstappen zonder risico
Overstappen van een pakket naar maatwerk hoeft geen grote sprong te zijn. Begin met het deel dat het meeste oplevert en laat het pakket de rest doen. Een koppeling zorgt dat de gegevens op beide plekken kloppen. Pas als het nieuwe deel goed werkt, bouw je verder. Bij een volledige overstap hoort ook het overzetten van je gegevens. Bij FSSC zat die datamigratie in het traject, en stond het nieuwe portaal er in vier maanden.
Vijf vragen om je keuze te maken
- Is dit proces de reden dat klanten voor ons kiezen?
- Doet een bestaand pakket 90% of meer van wat we nodig hebben?
- Hoeveel uur per week werken we nu om het systeem heen?
- Wat kost het pakket over vijf jaar, met de groei die we verwachten?
- Hoe erg is het als de leverancier de prijs of de functies verandert?
Veelgestelde vragen
Is maatwerk altijd duurder dan een pakket?
In het begin vaak wel, over vijf jaar niet altijd. Je betaalt geen licentie, en je team werkt niet meer om het systeem heen. Omdat we met AI ontwikkelen, is de bouw ook goedkoper geworden.
Kan ik mijn huidige pakket houden?
Ja. Vaak is de beste oplossing een combinatie: het pakket voor het standaardwerk, en maatwerk met een koppeling voor de rest.
Wat als de bouwer stopt?
Bij maatwerk met AI krijg je de software en de documentatie volledig in eigendom. Een andere partij kan ermee verder.
Hoe snel staat maatwerk?
Bij SOWEDO staat een eerste werkende versie binnen acht weken. Een AI-agent is vaak in weken live.
Zie eerst wat het voor jouw proces betekent.
Gratis, binnen 24 uur, als video in je mailbox.