Bij SOWEDO brengen we technologie en mensen samen op een manier die processen versnelt, vereenvoudigt en toekomstbestendig maakt. Voor PARTOF, een energiek sales- en marketingbureau dat digitalisering slim inzet zonder de menselijke maat te verliezen, ontwikkelden we een krachtige automatiseringsoplossing die echt het verschil maakt.
PARTOF. verzorgt de verkoop van internet-, tv- en telefoonabonnementen voor Odido. Dit doen ze door een combinatie van telemarketing en buitendienst. Dagelijks worden er tientallen tot honderden abonnementen verkocht. Het is een intensief proces waarbij snelheid, betrouwbaarheid en overzicht cruciaal zijn.
Elke succesvolle deal wordt gevolgd door een essentieel administratief proces: de order moet nauwkeurig in het systeem van Odido worden ingevoerd. Tot voor kort was dit een handmatige taak, waarbij orders van Salesdock naar het ordersysteem van Odido werden overgezet.
PARTOF. wilde een oplossing die niet alleen het hele proces zou automatiseren, maar zich ook naadloos zou aanpassen aan de ontwikkelingen in hun verkoopactiviteiten. De handmatige invoer van deze orders, die gemiddeld 3,5 minuten per order, was zowel tijdrovend als foutgevoelig. Bij grote volumes leidde dit tot vertragingen en het risico op onvolledige verwerking.
PARTOF. zocht naar een geavanceerde oplossing die:
SOWEDO ontwierp en ontwikkelde een oplossing op maat met behulp van twee krachtige tools:
Microsoft Power Automate for the automated workflow
WEMno-code platform waarin we de portal hebben gebouwd
In dit portaal wordt via een API-koppeling met Salesdock automatisch een overzicht gegenereerd van alle binnenkomende orders. Elke order wordt vervolgens vanuit het portaal doorgestuurd naar een flow in Power Automate, waar een robot het overneemt. Deze robot logt in op het systeem van Odido en voert de order automatisch in, net zoals een menselijke medewerker dat zou doen – maar dan sneller en foutloos.
Zodra een order succesvol is verwerkt, stuurt Power Automate realtime een statusupdate en het toegewezen ordernummer terug naar de portal. Zo heeft het team van PARTOF. altijd volledig inzicht in de status van hun orders.
Deze automatisering is volledig schaalbaar en flexibel:
De flow verloopt elke nacht automatisch en verwerkt alle bestellingen
Het proces kan ook handmatig worden gestart
Deze geautomatiseerde orderverwerking heeft geleid tot een aanzienlijke optimalisatie van de dagelijkse workflow van PARTOF. Sinds de livegang zijn meer dan 20.000 orders succesvol verwerkt door de robot. Waar een menselijke medewerker voorheen gemiddeld 3,5 minuten nodig had om een order handmatig in te voeren in het systeem van Odido, doet de robot dit nu in slechts 2,14 minuten – een tijdsbesparing van meer dan een minuut per order.
Omdat er elke week honderden orders worden verwerkt, levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op van tientallen uren per maand. Deze uren kunnen worden besteed aan taken met meer toegevoegde waarde, zoals klantinteractie, kwaliteitscontrole en strategieontwikkeling.
Naast de tijdsbesparing is ook de nauwkeurigheid aanzienlijk verbeterd. Het risico op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens – zoals onjuiste klantgegevens of onvolledige bestellingen – is vrijwel geëlimineerd. Hierdoor zijn er minder correcties nodig en is het aantal foutmeldingen in het systeem van Odido geminimaliseerd.
De portal biedt het team van PARTOF. ook realtime inzicht in de status van alle orders. Elk ordernummer, elke foutmelding en elke succesvolle verwerking zijn direct zichtbaar. Deze transparantie zorgt voor gemoedsrust, duidelijkheid en controle – zonder dat iemand handmatig hoeft te controleren of orders correct zijn verwerkt.
Wat onze samenwerking met PARTOF. echt bijzonder maakt, is hoe we samenwerken: snel, transparant en met wederzijds vertrouwen als uitgangspunt. Vanaf dag één was er een natuurlijke synergie. PARTOF. had een duidelijke visie over waar ze naartoe wilden en wij wisten hoe we ze daar konden krijgen. Met gedeelde doelen, diepgaande technische expertise en constante afstemming hebben we een oplossing ontwikkeld die echte, meetbare impact oplevert.
Dankzij korte communicatielijnen, frequente check-ins en een praktische aanpak kunnen we snel reageren wanneer het bestelproces verandert, nieuwe validaties nodig zijn of Odido haar systemen bijwerkt.
En de oplossing staat nooit stil. Hij groeit mee met het bedrijf:
Nieuwe logica nodig? Klaar.
Ee extra platform aansluiten? Dat kan.
Verandering in de flow? Live binnen een dag.
Deze voortdurende samenwerking is wat het succes van het project werkelijk aandrijft. Samen optimaliseren we continu het proces, monitoren we de prestaties en passen we waar nodig aan. Of het nu gaat om een kleine aanpassing of een grote verandering, we staan altijd klaar om ervoor te zorgen dat de automatisering snel, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft.
Bij SOWEDO geloven we dat technologie het beste werkt als het voor mensen werkt. Deze case is een perfect voorbeeld van dat geloof in actie.
Automatisering van orderinvoer
Robotic procesautomatisering
PARTOF.
30 Juni 2024
4 maanden
Neem contact met ons op en laten we jouw bedrijf naar een hoger niveau tillen.
Copyright © 2025 All Rights Reserved.
